Die sichtbaren Leistungen

... gliedern sich einmal grundsätzlich in die Mietverwaltung und in die WEG-, in die Wohnungseigentumsverwaltung sowie die allgemeine Vermögensverwaltung. Neudeutsch nennen wir das auch Asset-Management und Facility-Management. Im Wesentlichen beschäftigen uns die größeren Wohnungseigentümergemeinschaften.

Zu den Grundleistungen gehören die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere:

Kaufmännische Verwaltung

Buchführung

Einrichtung einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.

Insbesondere Führung und Abrechnung von

  • Hausgeldkonten je Sondereigentum
  • Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlung gemäß Beschluss der Versammlung
  • Einnahmekonten für Erträge Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer
  • Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen
  • Buchung der Bankbewegungen
  • Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft einschließlich
  • Berechnung und Abführung der Lohnsteuer und Sozialabgaben durch ein geeignetes Steuerberaterbüro
  • Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches
  • Meldung der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen
  • Einbuchung der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Jahresabrechnung.

Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeld-Einnahmen und -Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum mit Hinweis auf Umlegbarkeit an Mieter.

Eigentümerversammlungen und Beschlüsse

Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung wird in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat erstellt. Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschließlich der dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten. Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung wird allen Wohnungseigentümern zugestellt. Die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse werden systematisch und zeitnah umgesetzt.

Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) einschließlich Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sondereigentum mit Hinweis auf Umlegbarkeit an Mieter.

Verträge für die Gemeinschaft

Die Verwaltung wird die üblichen Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Elementar-, Leitungswasser-Haft- und Gewässerschadenhaftpflichtschäden abschließen, regelmäßig auf Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit überprüfen und aufrechterhalten oder ggf. kündigen. Die Versicherungen werden zum gleitenden Neuwert einschließlich einer Zusatzversicherung bis zum Wiederbeschaffungswert abgeschlossen.

Dienst- und Wartungsverträge

Zweckmäßige und notwendige Lieferanten- und Dienstleistungsverträge werden im Namen der Eigentümergemeinschaft abgeschlossen, regelmäßig überprüft und aufrechterhalten oder ggf. gekündigt. Die Vertragsleistungen der Lieferanten und Dienstleister der Eigentümergemeinschaft (Hausmeister, Reinigungsfirmen, etc.) werden überwacht und ggf. beraten. Wir bieten eigenen Hausmeisterservice an.

Geldverwaltung

Einrichtung und Führung des auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkontos (Girokonto für laufende Ausgaben) sowie Fest-/Tagesgeldkonten (für Rücklagen). Rechnungskontrolle und -Anweisung: Rechnerische und sachliche Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen, Hauswart- und Müllabfuhr etc.

Technische Kontrollen und Instandhaltungs-/Instandsetzungsmaßnahmen

Begehung des Gemeinschaftseigentums

Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch kontinuierliche Begehung des Gesamtobjektes.Mindestens eine Begehung im Jahr mit dem Verwaltungsbeirat und ggf. weiteren Eigentümern, mit anschließender Erstellung eines Begehungsprotokolls als Grundlage für Entscheidungen über Handlungsbedarf.

Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen

Von der Gemeinschaft gewünschte Maßnahmen größeren Umfangs wird der Verwalter so vorbereiten, dass die Gemeinschaft die notwendigen Beschlüsse über die Durchführung der Maßnahmen einschließlich Finanzierung sachgemäß und rechtzeitig beschließen kann.

Laufende Reparaturen

…und Instandsetzungsmaßnahmen geringen Umfanges werden selbständig veranlasst.

Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen

Von der Gemeinschaft gewünschte Maßnahmen größeren Umfangs wird der Verwalter so vorbereiten, dass die Gemeinschaft die notwendigen Beschlüsse über die Durchführung der Maßnahmen einschließlich Finanzierung sachgemäß und rechtzeitig beschließen kann.

Im Einzelnen werden folgende Leistungen - ggf. unter Einbindung von Fachleuten –erbracht, bzw. beauftragt:

Beratung

... über kurz- und mittelfristigen Bedarf von Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich Berechnung der dazu notwendigen Finanzmittel (Instandhaltungs- und Instandsetzungspläne)

Ausschreibungen

Erstellung von Ausschreibungen von routinemäßigen Instandhaltungsmaßnahmen.

Kostenvoranschläge

Einholung von mehreren Kostenvoranschlägen.

Beratung zur Auftragsvergabe

Beratung bei der Auswahl der technischen Lösungen und Auftragsvergabe einschließlich Preisverhandlungen.

Auftragsvergabe

Nach Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Erstellen der schriftlichen Verträge in Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft und Erteilen der Aufträge.

Überwachung

Terminliche, rechnerische und sachliche Kontrolle bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlussrechnungen

Bauverträge

Bauleitung und Überwachung einschließlich Aufmass und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.

Laufende Überprüfung

... der Ausführung, Mängelrügen erstellen, Gewährleistungsrechte geltend machen.

Abnahme

In Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Abnahme der Sach- und Werkleistung und der Schlussrechnung.

Vorbeugende und sofortige Sicherheitsmaßnahmen

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassung der Überwachung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute an der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter), Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem TÜV und sonstigen Fachleuten.

Schlüsselbestellungen

Beschaffung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen

Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc. Bei Versicherungsschäden an Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung. Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum. Beratung der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung. Abrechnung mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Gemeinschaftseigentum. Tätigkeiten im Sondereigentum werden gegen Gebühr abgerechnet. Unser Service ist nicht rechts- oder steuerberatend, ggf. schalten wir eine erfahrene Anwaltskanzlei ein. Als Mitglied im VDIV Verband der Immobilienverwalter können wir hier Beratung auch kostenlos erhalten.

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